Zeitmanagement & Steigerung der Produktivität

Heute gibt es auf Lichtathleten.com den wohl bisher längsten Artikel zu dem umfassenden Thema “Zeitmanagement & Steigerung der Produktivität”. Dieser Artikel wird euch auch als PDF am Ende des Artikels angeboten. Klickt dazu dann auf die Grafik und es sollte ein Downloadfenster bei euch erscheinen. Doch nun geht es los mit dem eigentlichen Artikel hier auf Lichtathleten.com

„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist viel Zeit, die wir nicht nutzen“

Mit diesem Zitat von Lucius Annaeus Seneca wollen wir diesen Artikel zum Thema Zeitmanagement und Produktivität beginnen.

Wie ich finde trifft dieses Zitat wirklich auf nahezu jeden zu, der meint ihm reicht die Zeit nicht. Heute werdet ihr hier einige Tips bekommen, wie man einfach seine Produktivität steigern kann, beziehungsweise wie man durch das richtige Zeitmanagement Herr seiner Arbeit wird und nicht umgekehrt.

Ich glaube, wenn man diese Tips hier wirklich so umsetzt kann man seine Zeit viel sinnvoller nutzen als bisher. Denn es sind die kleinen Dinge die eigentlich unnötig sind und uns viel Zeit rauben.
Dennoch ist es auch nicht gesund wie ein Workaholic 24 Stunden am Tag nur zu arbeiten. Zu all dem werden wir in den nun folgenden Zeilen kommen.

Zeitmanagement

Diesen Unterpunkt möchte ich mit einem kleinen Beispiel beginnen. Dazu habe ich zur weiteren Veranschaulichung eine kleine Skizze für euch angefertigt.


Stellt euch vor dieser (hier als schwarzer Rahmen dargestellte) Behälter wäre eure verfügbare Zeit.

Die großen Brocken sind fixe Zeiten die eingehalten werden müssen, wie Arbeit, Schule, größere Projekte, etc. Zwischenrein ergeben sich Lücken in welche sich dann der „Sand“ einquetschen kann.

Das bedeutet im Klartext, dass ihr zuerst eure zeitintensiveren Projekte angehen müsst, völlig egal ob dies die Arbeit, eine Reise oder Sport ist. Ihr setzt die Prioritäten und bestimmt somit auch die „Steine“. Der Sand steht für kleinere Dinge wie zum Beispiel eine CD brennen.

Zwischen euren Hauptaufgaben ergeben sich immer wieder Lücken. Die Kunst des Zeitmangement ist es, dass man diese Lücken effektiv füllt und nutzt.

Wie es nicht aussehen soll, seht ihr im zweiten Teil der Grafik, nämlich wenn ihr zuerst eure kleinen Dinge vorzieht und die großen Aufstaut. Füllen wir ein Glas zuerst mit der gleichen Menge Sand wie in der linken Abbildung und legen dann die gleiche Anzahl an Steinen darauf, so passt es nicht ins Glas, also ihr kommt mit der Arbeit nicht hinterher.

Kalender & To Do Liste

Nach dem eben erläuterten Prinzip organisiere ich auch meine Aufgaben. Für die „Steine“ in meinem „Zeitglas“ nutze ich eine Kalendersoftware. In diese trage ich fixe Termine ein die eine große Zeitspanne benötigen.
Selbstverständlich steht nicht jeden Tag im Kalender: „8:00 – 16:00 Uhr Schule“, sondern ich markiere beispielsweise Wochenenden an denen ich schon etwas vor habe oder Termine auf die ich hinarbeiten muss. Es ist ebenfalls empfehlenswert sich Meilensteine zu setzen, insbesondere wenn man ein größeres Projekt vor sich hat und auch eine größere Zeitspanne planen muss. Aber dazu später noch mehr.

Für meine kleineren Arbeiten (sozusagen der „Sand“ zwischendurch) nutze ich eine To Do Liste. Einfach aber genial.
Ich habe dafür auch ein Programm auf meinem Smartphone und auch auf dem Computer, welches sich „Simplenote“ nennt. Simplenote ist ein Dienst, der die Notizen online abspeichert und ich dann sowohl unterwegs als auch am heimischen Rechner schnell auf die selbe Liste zugreifen kann.
Wenn mir dann beispielsweise unterwegs einfällt, dass ich doch noch ein Bild fertig gemacht werden sollte und dringend eine Mail geschrieben werden muss, so notiere ich dies einfach mittels meines Handys in diese Onlineliste hinein. Daheim am Rechner kann ich dann mittels eines Widgets auf diese Liste zugreifen und dort sehen was ich mir alles aufgeschrieben habe und dies dann dort auch wieder herauslöschen.

Den großen Vorteil sehe ich darin, dass es keine Liste ist die nur auf dem Mobiltelefon oder nur auf dem Computer ist, sondern eine Lösung wie ich beides kombinieren kann und das ohne Mehraufwand oder irgendwelche Kosten.

Ich muss wirklich sagen, dass sich meine Produktivität seither deutlich gesteigert hat.

Meilensteine setzen

Gerade wenn man an einer größeren Sache Arbeitet halte ich es für unerlässlich, sich selbst Meilensteine zu setzen. Nehmen wir einmal ein Beispiel an meiner diesjährigen Projektarbeit, die ich für die Schule anfertigen muss.

Ich habe ein Jahr Zeit, muss zuerst alles bis ins letzte Detail in der Theorie durcharbeiten, dann praktisch umsetzen und dann eine Präsentation daraus herausarbeiten. Wenn man sich nun also für jeden dieser drei Unterteile eine „Deadline“ in den Kalender setzt wo man sich selbst sagt, dass man bis da hin diesen Fortschritt erreicht hat, dann hat man etwas worauf man hinarbeitet aber nicht in all zu ferner Zukunft liegt.

Überall arbeiten

Es klingt schon fast etwas fanatisch, aber es gibt so viele Aufgaben, die sich nicht nur am heimischen Rechner erledigen lassen, sondern auch bequem unterwegs. Ich bin beispielsweise Pendler und fahre jeden Tag zwei Stunden Zug und zusätzlich noch 30 Minuten Bus. Zumindest meine Zeit im Zug kann ich ganz gut nutzen wenn ich dort mit meinem Laptop Blogartikel oder ähnliches schreibe. Was jedoch nicht geht ist, dass man dort seine Bilder (ernsthaft) bearbeitet. Man muss die Arbeit der Umgebung anpassen.
Was ich euch damit eigentlich sagen möchte ist, dass man viel Zeit die man eigentlich als verloren sehen kann auch noch gut nutzbar ist.

Extra Account

Viele werden es kennen. Man ist nach einem langen Tag daheim angekommen und müsste eigentlich gleich am Computer weiterarbeiten. Trotzdem werden erstmal alle Chatprogramme und sozialen Netzwerke nach Neuigkeiten durchforstet. Wenn man dann endlich zum Arbeiten kommt wird man immer wieder durch neue Nachrichten unterbrochen.

Es gibt eine Sache, die dagegen vorzüglich hilft. Legt euch einfach einen weiteren Benutzer an eurem Computer an welchen ihr nur zum Arbeiten nutzt. Dies hat dann nicht nur den Vorteil, dass eure Dateien automatisch viel geordneter sind, sondern man auch gar nicht erst in Versuchung kommt in ICQ, Skype oder MSN zu gehen, da man dies auf dem Account nicht installiert. Eventuell kann man an diesem Benutzerkonto das Internet komplett ausstellen, was für mich Zeitverschwender und Zeitsparer Nummer 1 zugleich ist.

Arbeitsumfeld

Für extrem wichtig halte ich das Arbeitsumfeld. Fühlt man sich wohl arbeitet man automatisch effektiver. Ich brauche zum Arbeiten beispielsweise viel Platz. Ich denke, dass dies noch am ehesten bei mehreren Leuten zutrifft, aber ich brauche für eine richtig effektive Arbeit am Computer auch mindestens zwei Bildschirme. Dieses eingeschränkte Arbeiten am virtuellen Schreibtisch kann ich nicht gebrauchen und deshalb steht bei mir schon seit Jahren ein zweiter Bildschirm in ähnlicher Größe wie der Hauptschirm daneben.

Aber nicht nur das technische Umfeld spielt eine Rolle. Ich habe einen wirklich großen Eckschreibtisch auf welchem ich genug Platz für Ablagefächer, Computer, Papierstapierstapel und Anhäufungen von Dingen habe die ich nie wirklich aufräumen möchte.

Hier ist einfach einmal ein Foto meines Arbeitsplatzes, damit ihr euch das etwas vorstellen könnt. Ich habe nicht extra aufgeräumt oder improvisiert, sondern einfach kurz die Kamera geschnappt während ich hier am Verfassen bin.


Zusätzlich zu der räumlichen Atmosphäre hilft mir auch ein akustisches Umfeld, die Musik. Eine totale Stille kann ich auch nicht immer gebrauchen und die Musik hilft auch in den späten Abendstunden vor Sekunden- oder gar Stundenschlaf am Schreibtisch.

Was bei mir beim Arbeiten auch nie fehlen darf ist etwas zu trinken. Es lenkt dann immer kurz von der Arbeit ab und gibt dem Kopf eine Möglichkeit kurz nachzudenken ob noch etwas anderes wichtiges um einen herum zu erledigen ist bevor man wieder in der Arbeit versumpft. Nicht zuletzt hat das regelmäßige trinken auch einen gesundheitlichen und erfrischenden Aspekt.

Hard- / Software

Auch wenn man so oft sagt, dass die Technik zweitrangig ist, so stimmt dies in einem zeitlichen Hinblick sicherlich nicht.

Natürlich kann man auch mit einem 5 Jahre oder gar noch älteren Computer (bzw. Photoshop Version) viele Dinge noch wie heute auch machen, aber wenn man effektiv, schnell und problemlos arbeiten möchte, so sehe ich keine andere Möglichkeit als in technischer Hinsicht auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Ich möchte jetzt hier nicht eine große Diskussion zwischen den polarisierenden Firmen Apple und Microsoft hervorrufen, aber dennoch muss es einfach angesprochen werden. Ich selbst bin überzeugter Mac User, da ich einen allzeit funktionstüchtigen Computer benötige, der mir nicht mit Viren oder sonstigem digitalen Ungeziefer zu kämpfen macht, sondern schnell und vor allem benutzerfreundlich arbeitet. Tag und Nacht.

Selbstverständlich kann man auch argumentieren, dass Windows inzwischen Fortschritte in Puncto Systemstabilität und Benutzerfreundlichkeit gemacht hat, aber ich bin wirklich sehr zufrieden mit meinen angebissenen Apfelcomputern.

Es ist aber nicht nur der richtige Computer und die passende Software von Nöten um gut arbeiten zu können. Ich brauche zum Bilder bearbeiten, was einen großen Teil meiner Zeit am Computer ausmacht, ein vernünftiges Grafiktablett, was mir im Gegensatz zur Maus viel mehr Präzision, Geschwindigkeit und Gefühl gibt. Da vertraue ich voll auf Wacom  Grafiktabletts, welche auch schon ihre Resistenz gegen unterschiedlichste Flüssigkeiten bewiesen haben. Aber das ist eine andere Geschichte, die hier nicht thematisiert werden soll ;-).

Wenn ich an meinem Computer keine Bilder bearbeite, dann schreibe ich sehr viele Texte wie auch im Moment. Deshalb brauche ich eine vernünftige Tastatur die mir ein angenehmes und schnelles Schreiben ermöglicht, selbst wenn ich das 10 Fingersystem nicht beherrsche. Die drahtlose Tastatur von Apple macht mich da sehr glücklich, insbesondere weil sie so klein und angenehm zu bedienen ist. Ich könnte mir nicht mehr vorstellen mit einer Tastatur mit hohen Tasten zu schreiben.

Erholung

Völlig wichtig und grundlegend für eine körperlich und mentale gute Arbeitseinstellung ist die Erholung. Nicht nur kleinere Pausen zwischendurch geben einen entscheidenden Vorteil, auch genug Schlaf.

Man sollte um wirklich fit in den Tag zu starten mindestens 7 Stunden pro Nacht schlafen. Jedoch kommt es mir manchmal so vor, als würde ich so viel gerade einmal in der Woche schlafen. Kaum setzt man sich abends noch eine Weile an den Computer ist schon wieder Mitternacht und das obwohl man doch so früh aufstehen muss.

Ich denke jeder kann bestätigen, dass er mit ausreichend Schlaf besser gelaunt und aktiver den Tag angehen kann.

Auch während der Arbeit empfiehlt es sich einfach einmal zehn Minuten Pause einzulegen und sich die Beine zu vertreten oder nahrhaften Nachschub zu sich zu nehmen.

Durch eine kleine Pause entdeckt man hinterher auch oft Fehler durch „Betriebsblindheit“, also Fehler die man vorher übersehen hat, weil man schon so „blind“ war durch die konzentrierte Arbeit, dass man die gröbsten Schnitzer übersieht.

Dies ist insbesondere bei der Nutzung des Verflüssigen Filters in Photoshop der Fall. Man biegt seine Person nach Herzenswunsch hin und her und wenn man dann denkt dass es so realistisch, beziehungsweise schön aussieht möchte man die deformierte Figur nach einer kleinen Pause am liebsten noch einmal von vorne beginnen.

Fazit

Es ist nun an der Zeit all dies noch einmal Revue passieren zu lassen und zu überlegen was in den Alltag aufgenommen werden kann.

Ich möchte euch noch sagen, dass ich nie ein Buch oder Seminar zum Thema Zeitmanagement und Produktivitätssteigerung mir zu Gemüte geführt habe, sondern alles was ich hier berichtet habe war die eigene Erfahrung. Dies habe ich bewusst ans Ende gesetzt, da sich sonst bestimmt nicht so viele Leser bis zum Ende durchgekämpft hätten ;-).

Dennoch glaube ich, dass man durch die hier genannten Tips seine Leistungsfähigkeit und Zeitplanung gehörig steigern kann.

Nicht nur die Herangehensweise an die Arbeit ist entscheidend, auch das komplette soziale, räumliche und technische Umfeld spielt maßgeblich in die Arbeit mit ein.

Mein persönliches Highlight der Produktivitätssteigerung ist die „To Do Liste 2.0“, das persönliche Notizbuch im Internet auf welches man sowohl mit Mobiltelefon als auch mit dem Computer darauf zugreifen kann.

Direkt gefolgt wird diese Liste von dem zweiten Benutzerkonto am Rechner an welchem m an all die „Zeitverschwendungsprogramme“ wie Spiele, Chats und Unterhaltungsvideos verbannt und sich auf das Wesentliche beschränkt.

Zudem kann man auch durch seine Art der Kommunikation viel Zeit sparen. Es ist so um ein vielfaches zeitintensiver wenn man mit Mails kommuniziert, als wenn man ein kurzes Telefonat führt. Etliche Zeilen und hunderte von Wörtern verpackter Sprache als Email sind auch in zwei Minuten am Telefon geklärt.

Ein weiterer kleiner (nicht ganz so ernstzunehmender) Zeitsparer ist es, dass man in der Dusche Zähne putzt ;-). Solche Techniken entwickelt man, wenn man morgens bis zum letzten Drücker im Bett liegen bleibt.

Somit wollen wir nun den Artikel zum Zeitmanagement und der Produktivitätssteigerung beenden.

Mich würde es sehr freuen, wenn ihr ein Feedback zu diesem Artikel oder eure Technik des Zeitsparens als Kommentar schreibt.

  1. malte+ Antworten

    Erst einmal sehr vielen Dank für diesen doch super ausführlichen Artikel! Trotz seinem doch ehr größerem Umfang hätte ich auch noch weiterlesen können, da viele interessante Punkte genannt worden.
    Insbesondere der 2. Benutzer Account war mir neu, klingt aber nicht verkehrt. (Ich bin auch einer von denen die sich schnell ablenken lassen) Ich mache es so, dass ich entsprechende Programme mit einem selbst geschriebenen Apple Script bei Bedarf auf einmal aus- oder auch wieder einschalte.
    Ganz wichtig scheint mir auch der Punkt mit der Pause! Man sollte immer Pausen einschieben, vor allem auch bei der Arbeit vor dem Computer, wo man schnell verkrampfen kann. Ich halte es dabei für sehr wichtig den Raum, indem man Arbeitet zu verlassen um einfach auch visuell eine Ablenkung zu bekommen. In dieser Zeit sollte man unbedingt lüften! Frische Luft führt auf jedem Fall zu einer Konzentrations – und damit auch zu einer Produktivitäts Steigerung. So lässt sich in einem Raum mit guter Luft gleich viel besser arbeiten.

    Die Idee mit dem PDF klingt für mich gut, auch wenn mir noch kein richtiger Anwendungsfall eingefallen ist. Ich tippe mal darauf, dass man so unterwegs am Laptop wo man keine offline Reader wie Instapaper etc. auf dem iPad oder iPhone / iPod touch hat lesen kann.

    So, das war jetzt auch mal ein recht ausführlicher Kommentar – was aber bestens zu dem ausführlich Artikel passt.
    Macht weiter So!

    malte

  2. Benjamin Harr Antworten

    Hallo Malte!
    Danke für deinen ausführlichen Kommentar. Das mit dem Apple Script klingt auch nicht schlecht, da man alle Programme dann auf einmal offen hat. Dennoch besteht das “Problem” der Ablenkung durch Instant Messenger oder Spiele.
    Diese kann man in einem weiteren Account komplett “aussperren” und sich somit lediglich auf die Arbeit beschränken.

    Das PDF wird in Zukunft bei langen Artikeln zum Tragen kommen, damit man diese unabhängig vom Internet lesen kann. Des weiteren dienen sie auch zur eigenen virtuellen Gedächtnisstütze, da man seine Lieblingsartikel downloaden und immer wieder nachschlagen kann. Somit kann man sich seine private Lichtathleten Sammlung anlegen mit den besonders favorisierten Texten und Bildern.
    Außerdem wird das PDF in Zukunft auch bei unseren Serien auftauchen, da wir ein finales interaktives PDF mit allen Artikeln der Serie veröffentlichen werden.

    Gruß Benni

  3. Kategraphy Antworten

    Hallo,

    ich muss mal ganz ehrlich sagen, dass das einer der besten Artikel ist, die ich auf den Blogs, die ich so lese seit langem gelesen habe.

    Sehr ausführlich, gut geschrieben und mit vielen guten Tipps und Tricks!

    Lieben Gruß,
    Kate

  4. Marius Hepp Antworten

    Kann mich Kate nur anschließen. Interessant ist übrigens, dass der ein oder andere Aspekt, den du beschreibst tatsächlich in Zeitmanagement-Büchern genannt wird, die du ja gar nicht gelesen hast. Das hier publizierte WIssen ist also nicht nur absolut praxisrelevant, sondern steht auch auf einem soliden theoretischen Fundament.
    – Marius

    P.S: Passend zum Thema, der einfachste Onlinekalender, den ich je gesehen habe. http://www.coolendar.com/

  5. Julian Born Antworten

    sorry, aber den comment, dass man beim kacken auch mitm laptop mails checken kann kann ich mir nicht verkneifen, bitte nicht zu ernst nehmen

  6. Akira Schüttler Antworten

    Wirklich ein toller Bericht!
    Werde mir die PDF runterladen und die wichtigsten Tipps mal rausschreiben. Einiges davon habe ich auchschonmal irgendwo gehört, aber so schön aufbereitet habe ich es noch nie gesehen.

    Vielen Dank dafür, mal sehen ob es etwas bringt. :-)

    Viele Grüße
    Akira

  7. Calvin Antworten

    Hi
    Wirklich toller Beitrag.
    Da wirst du am zweiten Tag meines Events das ein oder andere “wiederhören”.
    Ein paar deiner Beispiele wird auch in vielen Bücher etc vermittelt (das Beispiel mit dem Behälter).
    Somit biste auf einem richtigen Weg (wenn das alles Erfahrungen waren)

    lg Calvin

  8. Jan Strohdiek Antworten

    Hey,

    habe ihn zwar schon am ersten Tag gelesen,
    aber bis jetzt noch nicht die Zeit gehabt mich zu äußern.

    Vorweg sage ich mal, dass dies nicht der erste Beitrag zum
    Thema “Zeitmanagement” ist, den ich gelesen habe. Aber auf
    Grund seiner gut ausgeführen Bearbeitung des Themas, die
    darüber hinaus auch noch verständlich ist, hat es erst dieser
    Artikel geschafft mich mein komplettes Zeit- und Aufgaben-
    Management überdenken zu lassen. Mittlerweile ist auch alles
    umgestellt und ich durfte für mich schon feststellen, dass ich
    plötzlich viel Aufgaben abarbeiten kann, aber am Ende dennoch
    mehr Freizeit dabei raus kommt!
    Deshalb ist dieser Bericht für mich absolut TOP, denn solche
    Einträge müssen zu sofortigem Handeln anregen und einen
    nicht erst darüber nachdenken lassen.

    Liebe Grüße
    Jan

  9. Benjamin Harr Antworten

    Vielen Dank an Calvin und Jan für die lobenden Worte.
    Freut uns natürlich, wenn der Artikel auch fruchtet.
    Um noch einmal darauf zu sprechen zu kommen: Es sind wirklich alles Erfahrungen die ich selber gemacht und gesammelt habe, einzig das Sinnbild mit dem Behälter habe ich vor langer Zeit einmal gehört und mich beim Verfassen des Artikels wage daran erinnert.

    Falls ihr noch irgenwelche Fragen zu dem Artikel habt oder etwas nicht versteht, kann ich nur noch einmal betonen, dass wir dafür offen sind ;-).

    Gruß Benni

  10. Maximilian Fischer Antworten

    Wirklich guter Artikel muss Ich sagen und das mit dem 2ten Account, ist eine gute Idee. Nur eine Frage, was machst du wenn dein Mobiles Gerät leer wird unterwegs ?

    Gruß
    Maxi

  11. Thomas Antworten

    Hallo Benjamin,

    die Steine-Metapher kann noch um Kieselsteine und Wasser erweitert werden. Dann sieht das so aus:
    große Steine: große Aufgaben, um die Lebensziele zu erreichen
    Kieselsteine: kleine, alltägliche Aufgaben
    Sand: was sonst noch anfällt
    Wasser: für ein, zwei Bier ist immer noch Zeit ;)

    Gruß Thomas

  12. Benjamin Harr Antworten

    Danke für die zahlreichen Antworten.
    Meine Mobile Geräte versuche ich geladen mit auf dei Reise zu nehmen und der Akku von meinem Laptop hält auch relativ lange.
    Ansonsten ist man natürlich auf den Strom angewiesen. Bei längeren Reisen mit der Bahn gibt es in IC und ICE Zügen auch Steckdosen zur Nutzung, was das Energieproblem etwas mildert.
    Für das Auto gibt es auch einen Zigarettenanzünder Adapter, der die Spannung auf einen “normalen” 230V Stecker umwandelt. Dies ist aber nur bei laufendem Motor zu empfehlen :-).
    Natürlich kann man das Beispiel mit den Steinen und dem Sand noch verfeinern aber ich wollte es eher schlicht halten ;-).

    Gruß Benni

  13. Erwin Antworten

    Mal die google AppS getestet?
    Z.b. Notebook,Texte und Tabellen und den Kalender alles auch mobil

    • Marius Hepp Antworten

      Ich bin mal so frei hier für Benni zu antworten. Haben wir getestet und für so gut befunden, dass wir sie für die komplette Planung aller Lichtathleten-Aktivitäten nutzen. Inwiefern Benni die Google-Services privat nutzt weiß ich nicht, kann aber von mir sagen, dass sie auch aus meinem persönlichen Workflow nicht mehr wegzudenken wären. Danke für die Anregung, kann vielleicht in einem extra Artikel behandelt werden…

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